Politique vie privée
Renseignements généraux
Dans le cadre du nouveau règlement européen, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), certaines obligations nous seront imposées à partir du 25 mai 2018 en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.
L’objectif principal de ces règles est de sensibiliser les entreprises au traitement des données à caractère personnel. En outre, l’objectif est d’améliorer la protection des données à caractère personnel. En tant que Firme Dock-Moulin, nous soutenons cette décision et attendons de nos collaborateurs qu’ils traitent correctement les données à caractère personnel.
C’est pourquoi nous estimons qu’il est important d’informer tout le monde en interne sur la manière dont les données à caractère personnel et les contacts de nos clients seront traités. Mais aussi comment vos propres données à caractère personnel seront traitées dans le cadre de votre contrat de travail avec la Firme Dock-Moulin.
Si vous avez des questions, vous pouvez contacter notre responsable du traitement des données, qui traitera vos questions en toute confidentialité. La responsable du traitement de vos données est Françoise Vanvinckenroye, dont vous trouverez les coordonnées en bas de ce document.
Cadre légal
Cadre général
Le RGPD s’applique à toute personne qui traite des données à caractère personnel. Pour pouvoir encadrer cela, il est important de jeter un coup d’œil aux définitions de ces termes.
Commençons par la définition des données à caractère personnel:
Données à caractère personnel: toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable («personne concernée»); est réputée être une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Par exemple : nom, adresse, adresse email, numéros de compte, ….
Chaque jour, nous sommes en contact avec une variété de données à caractère personnel, entre autres, de nos clients et de nos contacts.
La définition du traitement est la suivante :
traitement: toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction;
Par exemple : si vous conservez ou stockez un document avec les coordonnées des personnes de contact d’une entreprise (carnet d’adresses, e-mails, devis, commandes, etc.), il s’agit d’un traitement de données à caractère personnel.
Nous pouvons donc conclure qu’à l’intérieur de la Firme Dock-Moulin nous effectuons quotidiennement toute une série de traitements de données à caractère personnel dans le cadre de nos activités. Par conséquent, les obligations du RGPD s’appliquent également à notre société.
Droits de la personne concernée
Dans le cadre du RGPD, la personne concernée a certains droits en ce qui concerne ses données à caractère personnel et leur traitement. Dans l’exercice de ce droit, ils peuvent vous contacter ou vous poser des questions dans le cadre de leur communication quotidienne. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des différents droits.
Les droits de la personne concernée sont les suivants :
- Droit d’accès et de copie des données : récupération des données stockées ;
- Droit de rectification des données : faire corriger les données ;
- Droit à la suppression des données (droit à l’oubli) : suppression définitive des données ;
- Droit à la limitation du traitement : le traitement peut être limité pour certaines raisons ;
- Droit à la transférabilité des données : faire transférer les données à un tiers.
Si vous recevez de telles questions, veuillez contacter notre responsable du traitement. Il/elle prendra les mesures nécessaires pour aider notre personne concernée à répondre à ces questions.
Sécurité des données à caractère personnel
Dans le cadre du RGPD, nous sommes tenus de traiter avec soin les données à caractère personnel de la personne concernée. Pour cette raison, les mesures de sécurité nécessaires doivent être prises. Ceci afin d’offrir une protection optimale des données à caractère personnel. Il est donc essentiel que vous vous teniez au courant des procédures en vigueur au sein de la Firme Dock-Moulin. Ce sera développé en détail dans la présente politique de protection de la vie privée.
Traitement des données à caractère personnel
Afin d’assurer à la personne concernée la meilleure protection possible en ce qui concerne le traitement de ses données à caractère personnel, les données à caractère personnel doivent être traitées avec prudence. C’est pourquoi nous énumérons ici quelques éléments dont vous devez tenir compte lors du traitement des données à caractère personnel.
Partage des données à caractère personnel
Lorsque des données à caractère personnel sont échangées, la sécurité de ces données doit toujours être gardée à l’esprit. Il est donc important que le partage des données à caractère personnel soit traité avec prudence.
Vos propres données à caractère personnel / données de collègues
Tout d’abord, au sein de la Firme Dock-Moulin, nous essayons de protéger au mieux vos données à caractère personnel et de protéger autant que possible votre vie privée. Vous devez donc traiter la diffusion de vos propres données à caractère personnel avec soin. Dans les échanges, essayez de limiter autant que possible les informations que vous diffusez.
Dans la plupart des échanges, vous donnerez vos données à caractère personnel d’identification (ex. nom, prénom, etc.) et quelques informations sur votre poste au sein de l’entreprise. De plus, utilisez autant que possible l’adresse e-mail professionnelle qui vous a été attribuée. N’utilisez jamais les données de votre vie privée pour vos activités au sein de la Firme Dock-Moulin.
Lorsque des informations sur l’un de vos collègues sont nécessaires, respectez sa vie privée. Ne communiquez que l’information strictement indispensable et seulement l’information commerciale. Le partage de numéros personnels ou privés ou d’adresses électroniques de collègues est hors de question, surtout sans le consentement préalable de votre collègue.
Données à caractère personnel de tiers
Parfois, il sera nécessaire de partager les données à caractère personnel de nos contacts/tiers (par ex. clients, sous-traitants, etc.). Nous informerons toujours nos contacts de cette possibilité dans notre notication de confidentialité.
Veuillez noter que la signature électronique utilisée inclut toujours le message de mini-notification fourni. Si vous constatez qu’il n’a pas été fourni, veuillez contacter la personne responsable du traitement ou le service informatique.
S’il est nécessaire de partager les données à caractère personnel de nos contacts avec des tiers, limitez-vous aux informations strictement nécessaires. De préférence, n’utilisez que les coordonnées professionnelles de nos contacts. Si nos contacts n’ont fourni qu’un contact privé, il peut être utile de leur demander si ces informations peuvent être partagées. Mais n’est pas absolument nécessaire. Cependant, au sein de la Firme Dock-Moulin, nous souhaitons offrir à nos contacts la meilleure protection possible de leurs données à caractère personnel.
Partage de données à caractère personnel avec des pays tiers/organisations internationales
Dans le cadre de nos activités, vous pouvez entrer en contact avec des personnes établies dans un pays tiers ou concernées par une organisation internationale.
Le règlement RGPD fait référence aux pays extérieurs à l’UE ou à l’EEE en ce qui concerne les personnes établies dans un pays tiers.
Par « organisation internationale », on entend une organisation et des organismes internationaux publics ou d’autres organismes créés par ou sur la base d’un accord entre deux ou plusieurs pays (par exemple, l’OTAN, l’ONU, etc.).
Lorsque vous partagez des données à caractère personnel avec ces personnes, sachez qu’elles ne sont pas tenues de se conformer aux règles du RGPD. Étant donné que la responsabilité en chaîne est prévue, des fuites chez ces personnes pourraient avoir des répercussions sur notre entreprise; ces échanges doivent donc être traités avec prudence.
Il est important que les données à caractère personnel échangées soient réduites au minimum. En cas de nouveau contact, veuillez en informer le responsable du traitement afin qu’il puisse obtenir les garanties nécessaires avant tout échange de données à caractère personnel.
Sécurité des données à caractère personnel
Dans le contexte de la réglementation du RGPD, les données à caractère personnel doivent être protégées de manière adéquate. Pour ce faire, il faut prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.
Les données à caractère personnel sont enregistrées dans notre base de données sécurisée et sont uniquement accessibles au personnel habilité. Les programmes informatiques sont protégés par des mots de passe, chaque ordinateur et chaque adresse mail est protégé par un mot de passe différent. Les mises à jour de tous les programmes utiliséssont effectuées sans délai.
De plus, notre personnel est informé de notre politique de confidentialité et est tenu de la respecter.
Fuites de données
Les fuites de données doivent être signalées à l’autorité de protection des données dans les 72 heures. En fonction de l’ampleur de la fuite, nous devrons également informer la personne concernée. Il est donc essentiel d’agir rapidement lorsqu’on soupçonne une fuite de données.
Si vous constatez que des données à caractère personnel ont pu être partagées injustement, perdues, que des virus ou d’autres logiciels malveillants sont entrés dans notre système ou que des données ont pu fuir de toute autre manière, vous devez immédiatement contacter le responsable du traitement. Ce dernier prendra les mesures pour arrêter la fuite et faire les notifications nécessaires.
Procédure en cas de demande d’exercice des droits de la personne concernée
Si vous recevez une question sur l’un des droits de la personne concernée, tels que décrits au point 2.2, transmettez cette question au responsable du traitement. Ce dernier prendra les mesures pour répondre à la question.
RGPD et vos données à caractère personnel au sein de l’entreprise
Dans le cadre de votre activité au sein de la Firme Dock-Moulin nous traitons également vos données à caractère personnel en tant que salariés. Le traitement de vos données est le résultat de votre contrat de travail. Si vous avez des questions concernant ce traitement, contactez notre responsable du traitement des données.
Traitement des données à caractère personnel
Il est possible que nous traitions certaines de vos données à caractère personnel.
- Ceci est toujours fait dans le contexte de votre relation avec Firme Dock-Moulin.;
- Nous nous limitons aux données strictement nécessaires pour fournir un bon service ;
- Il est possible que nous partagions vos données avec des tiers. Cela se fait toujours dans le contexte de nos services ou de votre contrat de travail;
- La Firme Dock-Moulin et d’éventuels tiers traiteront vos données à caractère personnel de manière confidentielle et avec le plus grand soin.
Quelles données à caractère personnel sont traitées :
Dans le cadre de la relation entre vous et Firme Dock-Moulin, les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées :
- Identification personnelle :
- nom, prénom, adresse, numéro de téléphone fixe et GSM.
- Données d’identification financière :
- numéros de compte
- Données d’identification électronique :
- adresse électronique
- Identification professionnelle :
- activité professionnelle, emploi actuel, fonction, diplôme, certificat de formation professionnelle, passeport de compétence, appartenance à un groupement professionnel
- Données physiques:
- taille vestimentaire pour les vêtements de travail
Finalité du traitement
Dans le cadre de la relation entre vous et la Firme Dock-Moulin, les données à caractère personnel peuvent être traitées aux fins suivantes :
- Administration du personnel
- Opérations comptables
- Gestion des différends
- Exécution des accords
Durée du traitement
La Firme Dock-Moulin conserve vos données jusqu’à ce que nous soyons informés que votre relation avec la Firme Dock-Moulin a pris fin (par exemple: départ du travailleur) à moins qu’une période de conservation légale ne s’applique.
Transfert de vos données à des tiers
Dans certains cas, vos données à caractère personnel peuvent être transférées à des tiers, à savoir:
- Aux entreprises coopérant dans le cadre d’activités liées au travail de le Firme Dock-Moulin (par ex. sous-traitants, prestataires de services (p.ex. assureurs), etc.) ;
- Aux autorités ou organismes compétents déterminés par la loi dans le cadre des obligations légales et réglementaires.
Vos droits
Dans le cadre du RGPD, un certain nombre de droits vous sont accordés en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel. Il s’agit des mêmes droits que ceux mentionnés au titre 2.2.
Personne de contact/responsable du traitement
Si vous avez des questions au sujet du RGPD, vous pouvez contacter le responsable du traitement. Il/elle est également la personne qui sera responsable de surveiller les procédures et de répondre à toutes les questions que la personne concdernée peut avoir au sujet de notre politique de la vie privée.
Les coordonnées de notre responsable du traitement sont :
Nom : Moulin
Prénom : Françoise
Adresse : Rue Lambert Daxhelet, 29 4210 Marneffe
Email : francoise@dockmoulin.be
Tél : 0494/62.84.19